Dokumentacja szkolenia okresowego prowadzonego przez pracodawcę

Szkolenie okresowe BHP prowadzone przez pracodawcę – dokumentacja

Dokumentacja szkolenia okresowego prowadzonego przez pracodawcę

W poprzednich wpisach opisywaliśmy już kiedy i jakie warunki jako pracodawcy, musicie Państwo spełnić, aby móc przeprowadzać szkolenia BHP  wstępne i okresowe. W związku z licznymi zapytaniami z Waszej strony, dzisiejszy felieton będzie praktycznym poradnikiem tego, w jaki sposób udokumentować szkolenia okresowe BHP w zakładzie pracy.

Organizator szkolenia

W świetle obowiązujących przepisów w chwili, gdy podejmujecie się samodzielnego przeprowadzenia szkolenia BHP stajecie się tak zwanymi organizatorami szkolenia. Nakłada to na nas serię obowiązków.
Pierwszym najważniejszym z nich jest zapewnienie szkolenia zgodnego z programem dla danego stanowiska pracy.
Drugą kwestią jest zapewnienie osoby kompetentnej do przeprowadzania szkolenia, o ile nie jest nią sam pracodawca oraz warunków niezbędnych do prowadzenia szkolenia.
Trzecią kwestią nastręczającą największej ilości problemów jest prowadzenie dokumentacji.

Szkolenie

Aby nabyć uprawnienia do samodzielnego organizowania szkoleń BHP dla swoich pracowników, należy ukończyć szkolenie BHP dla pracodawców wykonujących zadania służby BHP. Jeśli ukończyliście Państwo nasze szkolenie, przeszkolenie pracownika nie będzie dla Was stanowić żadnego problemu. Wystarczy się trzymać ram programowych określonych w stosownym rozporządzeniu i pełnymi garściami czerpać z wiedzy samemu zdobytej w czasie kursu.

Dokumentacja

Dobrze i rzetelnie sporządzona dokumentacja z przeprowadzonego szkolenia BHP jest kluczem do spokojnego przejścia ewentualnej kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z zapisem rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, aby poprawnie udokumentować przeprowadzone szkolenia należy przygotować: 

  • programy szkolenia,
  • dzienniki zajęć,
  • protokoły przebiegu egzaminu (również wypełnione przez pracowników karty odpowiedzi),
  • rejestr wydanych zaświadczeń,
  • Zaświadczenia o ukończonym szkoleniu.

Ilość dokumentów wydaje się być przerażająca ale zapewniam Was, że po usystematyzowaniu pewnych kwestii przestanie taka być.

Program szkolenia

Zacznijmy od najprostszego zagadnienia, skąd wziąć aktualny program szkolenia? Najlepiej z naszego BHP bloga. Program szkolenia określony został w treści w/w rozporządzenia. Tutaj ważna rzecz, rozporządzenie przez lata ewoluowało. Nie posiada ono jednak tekstu ujednoliconego. Dlatego, aby mieć w pełni aktualny program szkolenia proponuję sprawdzić teksty zmieniające rozporządzenie, które nieco modyfikowały treść niektórych programów. Kolejną rzeczą, na którą pragnę zwrócić uwagę jest dobór odpowiedniej formy prowadzenia zajęć do danego stanowiska pracy. Należy również pamiętać o odpowiedniej ilości godzin przypisanej do danego programu i o tym, że godzina w rozumieniu programu, to godzina lekcyjna trwająca 45 minut.

Teraz przejdźmy do nieco bardziej zaawansowanej dokumentacji. Oczywiście jeśli nie czujecie się na siłach, aby stworzyć ją samodzielnie, możecie jak najbardziej posiłkować się wzorami, które dla Was przygotowaliśmy. Znajdują się one na naszej stronie:  dokumantacja BHP

Dziennik zajęć

W żadnym miejscu w rozporządzeniu nie jest określone jak dokładnie ma wyglądać dziennik zajęć. Dlatego tworząc go można kierować się ogólnymi zasadami jak taki dziennik powinien wyglądać. Na pewno powinien zawierać:
– listę obecności uczestników szkolenia,
– rodzaj szkolenia oraz jego tematykę (tematy i liczba godzin zgodna z ramowym programem szkolenia),
– daty w jakich odbyło się szkolenie,
– miejsce na podpis wykładowcy prowadzącego zajęcia,
– tabelę pozwalającą na zapis ewentualnych uwag prowadzącego.

Protokół przebiegu egzaminu

Kolejny z dokumentów do stworzenia we własnym zakresie. Wzór protokołu również nie został sprecyzowany przez ustawodawcę. Przyjąć więc trzeba, że w protokole powinny się znaleźć:
– imiona i nazwiska osób przystępujących do egzaminu,
– miejsce, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia egzaminu,
– wynik egzaminu,
– rubrykę na ewentualne uwagi osoby przeprowadzającej egzamin.
Za dobrą praktykę należy przyjąć dołączenie do protokołu karty pytań i udzielonych przez egzaminowanych odpowiedzi.

Rejestr wydanych zaświadczeń

Wzór takiego rejestru również nie został określony żadnymi przepisami, możesz zatem stworzyć go samodzielnie lub skorzystać z tego, który przygotowaliśmy. Jeśli chcesz stworzyć taki rejestr samodzielnie pamiętaj, aby znalazły się w nim:
– numer wydanego zaświadczenia,
– imię i nazwisko osoby, której wydano zaświadczenie,
– rodzaj przeprowadzonego szkolenia,
– data przeprowadzenia szkolenia.

Pamiętajcie, że każde wydane zaświadczenie musi mieć swój indywidualny numer. Jeśli więc chcecie uniknąć pomyłek w numeracji zaświadczeń, po stworzeniu rejestru zaświadczeń od razu określcie numer pierwszego zaświadczenia. Jak powinien wyglądać taki numer? Żaden przepis nie określił i tego. Może to więc być na przykład 1/2019 lub 25/BHP/2019. Ważne żeby numer łamany był przez rok wydania zaświadczenia. W kolejnych zaświadczeniach wpisujcie kolejny numer. To w sposób znaczący ułatwi Wam uniknięcie pomyłek.

Zaświadczenie

Tutaj ustawodawcy nie zostawili żadnego pola manewru. Na całe szczęście wzór zaświadczenia określony został w rozporządzeniu. Musimy jedynie ściśle trzymać się wytycznych określonych w ministerialnym wzorze, bo inaczej nie będzie ono ważne. Wydając zaświadczenie musimy podać, w sposób poprawny podstawę prawną jego wydania. Jedyną poprawną podstawą jest ta: Zaświadczenie wydano na podstawie § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr. 180, poz. 1860, z późn. zm.). Częstym błędem jest podanie innej formułki podstawy prawnej lub jej niepełna treść. To spowoduje jednak, że tak wydane zaświadczenie będzie nieważne. Pamiętajcie również o wpisaniu odpowiedniego programu szkolenia dla danego stanowiska, a co za tym idzie, o odpowiedniej liczbie godzin przypisanej do danego szkolenia. Kolejną rzeczą wartą uwagi jest to, że każde wydane zaświadczenie musi posiadać swój indywidualny numer. Przy nadawaniu numerów zaświadczeniom posiłkujcie się rejestrem wydanych zaświadczeń. Pozwoli Wam to zredukować ryzyko popełnienia błędu w ich numeracji.

Dokumentacja zawsze budzi przerażenie

Spora ilość koniecznej do wypełnienia dokumentacji, zawsze napawa przerażeniem. Ale spokojnie to mija. Zawsze najgorzej jest zrobić pierwszy krok. Jak się już odważycie go zrobić przekonacie się sami, że wszystko to jest banalnie proste. 

Nie martw się mamy gotowe rozwiązanie właśnie dla Ciebie.

Jeśli jednak wypełnianie dokumentacji dalej wydaje się Wam to trudne, skomplikowane, męczące lub po prostu wywołuje Waszą niechęć, to proponujemy Wam outsourcing szkoleń okresowych BHP. Dzięki temu zyskujecie czas na zarabianie pieniędzy, a nie tracicie go na męczenie się ze szkoleniem i dokumentami. Przekażcie to nam!!! Wtedy to na nas ciążą wszelkie obowiązki związane z byciem organizatorem szkoleń, a na tym znamy się jak nikt inny. Wy natomiast zyskujecie czas i pieniądze.